Sözleşme, anlaşmazlık çıktığında elinizde kalan tek şey
Araç kiralama sözleşmesi, aracı teslim ederken imzalatılan bir formalite değil; iş ters gittiğinde kimin ne söylediğini belirleyen tek belge. Kiralama biterken çıkan tartışmaların neredeyse hepsi aynı dört başlıkta toplanıyor: hasar kimden kaynaklandı, kilometre aşıldı mı, yakıt eksik mi geldi, depozito neden kesildi. Bu dördünün de cevabı sözleşmede ve ona bağlı teslim formunda yazıyorsa konuşma kısa sürüyor; yazmıyorsa kelimelerle çözülmeye çalışılıyor ve genelde kaybeden taraf firma oluyor.
İkinci mesele düzen. Elle doldurulan ya da her seferinde Word'den kopyalanan bir sözleşmede numara tekrar ediyor, tarife yanlış hesaplanıyor, KDV'nin dâhil mi hariç mi olduğu belirsiz kalıyor. Bunların her biri sonradan faturayla, cezayla ve muhasebeyle çelişen bir kayıt üretiyor. Sözleşmeyi araç kiralama programı üzerinden kesmek bu hataları baştan kapatıyor: numara kendiliğinden üretiliyor, fiyat tarifeden geliyor, araç zaten kirada görünüyorsa ikinci bir sözleşme açılamıyor.
Araç kiralama sözleşmesinde bulunması gerekenler
Aşağıdakiler kiralamanın kendisini tarif eden asgari başlıklar. Eksik kalan her satır, sonradan sözlü anlaşmaya dönüşen bir boşluk.
- Kiraya veren ve kiracının kimlik, adres ve iletişim bilgileri
- Ek sürücü varsa ehliyet bilgileriyle birlikte sözleşmede adı
- Araç bilgileri: marka, model, plaka, çıkış kilometresi ve yakıt seviyesi
- Kiralama süresi ile teslim ve iade tarih ve saatleri
- Günlük, haftalık veya aylık bedel ve KDV'nin dâhil olup olmadığı
- Kilometre sınırı ve sınır aşıldığında uygulanacak birim ücret
- Depozito tutarı, tahsil yöntemi ve iade şartları
- Yakıt politikası: dolu teslim, dolu iade mi, başka bir esas mı
- Sigorta kapsamı, kasko muafiyeti ve hasar sorumluluğunun sınırı
- Trafik cezası ve otoyol geçişlerinin kime ait olacağı
- Aracın kullanım sınırları: yurt dışına çıkış, ikinci sürücü, alt kiralama yasağı
- Teslim sırasındaki mevcut hasarların fotoğraflı kaydı
Hazırlık tarafını daha ayrıntılı okumak isterseniz araç kiralama sözleşmesinde bulunması gerekenler yazısı madde madde ilerliyor; teslim tarafı için de araç teslim tutanağı nasıl hazırlanır yazısına bakabilirsiniz.
Sözleşmeye sınır getiren kurallar
Araç kiralama yönetmeliği, sözleşmenin serbestçe yazılabilen kısmını daraltıyor. Aşağıdaki dört başlık doğrudan sözleşme metnini ilgilendiriyor.
Asgari kilometre
Saatlik kiralamada en az 20 km; kısa süreli günlük kiralamada günde en az 150 km; haftalık ve üzerinde günde en az 100 km tanınır.
Depozito üst sınırı
Kısa süreli kiralamada 3 günlük, haftalık ve üzeri kiralamada 7 günlük kira bedelini aşan depozito alınamaz.
Depozito iadesi
Depozito, aracın iadesinden sonra 7 gün içinde geri ödenir. Panel süre dolmadan önce uyarır.
Geç iade toleransı
İade saatinden sonraki 60 dakikalık gecikme ücretlendirilemez; sonrası sözleşmedeki esaslara göre işler.
Bu kurallar 1 Ocak 2027'de yürürlüğe giriyor ve bazı şartlar için faaliyetteki işletmelere ek süre tanınıyor. Hangi kuralın hangi tarihte bağlayıcı olduğunu araç kiralama yönetmeliği sayfasında takvimiyle birlikte yazdık.
Sözleşme, kiralamayı açtığınız anda hazır
Ayrı bir şablon doldurmuyorsunuz. Kiralama kaydının kendisi sözleşmeyi üretiyor; teslim ve iade formları da aynı kaydın içinde duruyor.
Sözleşme numarası
Kiralama açıldığında numara kendiliğinden üretilir; iki kayıt aynı numarayı almaz, elle takip edilecek bir defter kalmaz.
Tarifeden fiyat
Bedel tanımlı tarifeden hesaplanır. Sekiz günlük kiralama iki hafta bedeline yuvarlanır, sezonluk tarife yaz ve kışta ayrı işler.
KDV ve fatura
KDV'nin dâhil mi hariç mi olduğu sözleşmede yazar; fatura da aynı kayıttan kesilir, muhasebeyle çelişen bir tutar kalmaz.
Depozito takibi
Tutar, tahsil yöntemi ve iade tarihi kayıtta durur; yedi günlük iade süresi geçmeden panel uyarı verir.
Çakışma engeli
Aynı araca tarihleri çakışan ikinci bir kiralama açılamaz; araç kimdeyse listede "kirada" görünür.
Uzaktan imza
Müşteri sözleşmeyi uzaktan imzalayabilir; imzalı metin kiralama kaydının içinde saklanır.
Hasar tartışması, iki formun karşılaştırılmasıyla biter
Araç çıkarken çıkış formu, dönerken iade formu doldurulur. İkisi yan yana konduğunda kiralama sırasında oluşan hasar, eksik yakıt ve kilometre aşımı kendiliğinden ortaya çıkar — kimsenin hatırlamasına gerek kalmaz.
- Fotoğraflı çıkış formu Mevcut hasarlar, yakıt seviyesi ve kilometre teslim anında fotoğrafıyla kaydedilir.
- İade formu aynı başlıkları sorar Araç dönerken aynı alanlar doldurulur; iki form arasındaki fark kendiliğinden listelenir.
- Kilometre aşımı hesaplanır Sözleşmedeki sınır ile iade kilometresi karşılaştırılır, aşım ücreti tarifeden çıkar.
- Depozito kesintisi gerekçeli olur Kesinti yapılacaksa hangi kalemden yapıldığı kayıtta görünür; müşteri kendi panelinden aynı dökümü görür.
Uzaktan imza ve müşteri paneli
Müşterinin ofise gelmesi her zaman mümkün olmuyor; havalimanı teslimlerinde ya da uzun süreli kurumsal kiralamalarda sözleşme uzaktan imzalanabiliyor. İmzalanan sözleşme kaydın içinde duruyor, ayrıca bir klasörde aranmıyor.
Müşteri kendi panelinden kiralamalarını, ödemelerini ve üzerine düşen cezaları görebiliyor. Bu, görünürde küçük bir ayrıntı ama telefon trafiğinin büyük kısmını kapatıyor: «benim dönemime ceza gelmiş mi», «depozitom ne zaman iade edilecek», «sözleşmenin bir kopyasını gönderir misiniz» sorularının cevabı zaten ekranında. Kiralamanın tamamının nasıl kurulduğunu nasıl çalışır sayfasında adım adım anlattık.
Bu sayfa bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir. Sözleşme metninizi kendi işinize göre bir hukukçuyla birlikte hazırlamanız; yönetmelik şartları için de resmî metni esas almanız gerekir.