Depozito, kiralama firmasının en çok yanlış kurguladığı kalem. Yüksek tutulduğunda müşteri kaçırıyor, düşük tutulduğunda hasarı karşılamıyor. Doğru tutar, aracın değerine değil, firmanın o araçta taşıdığı riske göre çıkıyor.
Depozitonun karşıladığı üç risk
1. Hasar muafiyeti. Kasko poliçenizde muafiyet varsa, küçük bir hasarda ödeyeceğiniz ilk tutar sizde kalıyor. Depozitonun taban değeri budur: muafiyetin altında bir depozito, her küçük hasarda firmanın cebinden para çıkması demek.
2. Sonradan gelen kalemler. Trafik cezası ve otoyol geçişleri kiralama bittikten sonra, bazen aylar sonra düşüyor. Depozito bu kalemler için bir karşılık.
3. İade kalemleri. Eksik yakıt, aşırı kirlilik, geç iade, kilometre aşımı. Bunlar iade anında belli olur ve genellikle küçük tutarlardır.
Tutar nasıl hesaplanır
Pratik formül: kasko muafiyeti + ortalama iki-üç günlük kira bedeli. İlk kalem hasar riskini, ikincisi geç iade ve sonradan gelen kalemleri karşılar.
Bu tabanın üstüne çıkması gereken durumlar var:
- Genç sürücü. Yaş ve ehliyet yılı düşükse hasar olasılığı artıyor.
- Üst segment araç. Muafiyet tutarı ve yedek parça maliyeti yüksek.
- Uzun süreli kiralama. Ceza ve geçiş birikimi artıyor.
- Şehir dışı / uzun mesafe. Otoyol geçişi ve arıza riski daha yüksek.
Provizyon mu, tahsilat mı?
Karttan provizyon (blokaj) almak, tahsilat yapmaktan iki bakımdan iyi: müşterinin parası hesabından çıkmıyor, dolayısıyla direnç daha az; iade tarafında da bir para hareketi yapmanız gerekmiyor, bloke kalkıyor. Nakit alınan depozitoda iade, elden ödeme demek ve o an kasada o tutarın bulunması gerekiyor.
Provizyon sürelerinin bankaya göre değiştiğini ve belirli bir gün sonunda kendiliğinden çözüldüğünü hesaba katın: uzun kiralamalarda provizyonun yenilenmesi gerekebiliyor.
İade süresi
En çok tartışma yaratan konu bu. Kiracı aracı bıraktığı anda depozitosunu istiyor; firma ise cezanın aylar sonra geleceğini biliyor.
İşleyen çözüm ikisinin ortası: iade kalemleri (yakıt, temizlik, geç iade, hasar) araç teslim alınırken hesaplanır ve düşülür; geri kalan tutar sözleşmede yazılı bir süre sonunda iade edilir. Bu sürenin sözleşmede açıkça yazması, hem müşteriye ne zaman ne alacağını söyler hem de firmayı korur.
Süreyi belirlerken ceza tebliğ sürelerini göz önüne alın; çok uzun bir bekleme müşteri kaybı, çok kısası tahsil edilemeyen ceza demek. Sonradan gelen kalemler için sözleşmede kayıtlı karttan tahsilat yetkisi bulunduruyorsanız, depozitoyu daha erken iade edebilirsiniz — bu, rekabet ettiğiniz noktalardan biri olabilir.
Depozitodan kesinti yaparken
Kesintinin belgelenmesi, tutarından daha önemli. Elinizde şunlar olmalı:
- İade tutanağı ve fotoğraflar (hasar, yakıt göstergesi, kilometre).
- Kesilen kalemlerin dökümü ve birim fiyatları.
- Ceza veya geçiş için resmî kayıt.
Bu üçlü olmadan yapılan kesinti, itiraz edildiğinde savunulamıyor; itiraz edilmediğinde de müşteriyi bir daha getirmiyor.
Sık yapılan hata
Depozitoyu gelir gibi görmek. Depozito firmanın parası değil, kiracının emaneti; muhasebede de öyle izlenmesi gerekiyor. Kasadaki nakitle karışan bir depozito, iade zamanı geldiğinde "bu ay tahsilat düşük" diye ertelenmeye başlıyor — ve firmanın itibarını en hızlı yiyen kalem bu.
Depozito, kesinti ve iade tarihlerinin sözleşmeyle birlikte tek kayıtta durması, bu karışıklığı baştan engelliyor. Panelde sözleşme kaydı depozitoyu da kendi alanında tutuyor.