Rent a car programlarının tanıtım ekranları birbirine benzer: araç listesi, müşteri listesi, bir takvim. Fark, demo bittikten sonra ortaya çıkar — çünkü asıl soru programın neyi gösterdiği değil, veriyi kimin girdiği.
Aşağıdaki sekiz başlık, sekiz ay kullandıktan sonra pişman olup olmayacağınızı baştan belirliyor.
1. Aynı araca iki kiralama açılabiliyor mu?
Bu tek soru, programın gerçekten bir kiralama programı mı yoksa süslü bir kayıt defteri mi olduğunu söyler. Sözleşme tarihleri çakışan bir kayıt kaydedilememeli, uyarı verip devam etmemeli. Çakışmayı engellemeyen bir sistemde, aynı aracı iki müşteriye söz vermenizi engelleyen tek şey personelin dikkati olur.
2. Trafik cezası hangi kiracıya ait, bunu program söylüyor mu?
Ceza tebliğ edildiğinde ihlal tarihi ile o günkü sözleşmenin eşleşmesi gerekiyor. Bunu elle yapmak, ceza başına birkaç dakika ve sık sık yanlış kişiye fatura demek. Programın cezayı ihlal tarihine göre eşleştirmesi, tebliğ tarihine göre değil — ceza aylar sonra tebliğ edilebiliyor ve o tarihte araç çoktan başkasında olur.
Cezaların sisteme nasıl geldiği de ayrı bir soru: elle mi giriliyor, yoksa e-Devlet üzerinden kendiliğinden mi düşüyor? İkincisinde erken ödeme indirimini kaçırmak neredeyse imkânsız hale geliyor.
3. Teslim ve iade formu fotoğraflı mı?
Hasar tartışmasını bitiren şey imza değil, tarih damgalı fotoğraf. Programın çıkış ve iade kontrolünü fotoğrafla kaydedebilmesi, iade sırasında bu iki kaydı yan yana koyabilmesi gerekir. Konu ayrıca ele alınmayı hak ediyor: araç teslim tutanağında neler bulunmalı.
4. Belge süreleri kendiliğinden hatırlatılıyor mu?
Muayene, egzoz ölçümü, trafik sigortası, kasko ve bakım kilometresi. Beş ayrı tarih, araç başına. On araçta bu elli tarih eder ve hiçbiri sizin takviminizde durmamalı. Program süresi dolmadan önce uyarmalı; dolduktan sonra bildiren bir liste, olmuş bir zararı raporlamaktan öteye geçmiyor.
5. Personel yetkileri ayrı ayrı verilebiliyor mu?
Ofisteki herkesin ciroyu, gider kalemlerini ve müşteri listesini görmesi gerekmiyor. Programın rol tanımlayabilmesi ve panele giriş iznini kişi bazında açıp kapatabilmesi lazım. İşten ayrılan personelin erişiminin nasıl kapatıldığını da sorun: hesabı silmek çoğu zaman yanlış cevaptır, çünkü o hesabın geçmiş işlemleri kayıtta duruyor.
6. Araç nerede, görebiliyor musunuz?
Takip cihazı ayrı bir abonelik mi, programın içinde mi? İki ayrı sistem kullanmak, aracın kimde olduğunu bir ekranda, nerede olduğunu başka bir ekranda görmek demek. Kirada geciken araç konusunda hızlı davranmanız gerektiğinde bu ikisinin aynı yerde olması işe yarıyor. Filo takibinin panelde nasıl çalıştığı ayrı bir sayfada anlatılıyor.
7. Veriler kimin?
Sözleşmeyi imzalamadan önce sorulacak soru: ayrılmak istediğinizde verinizi dışa aktarabiliyor musunuz? Müşteri listesi, sözleşmeler ve gider kayıtları sizin. Dışa aktarma imkânı olmayan bir program, her yıl pazarlık masasına elinizi bağlı oturmanız demek.
8. Fiyat hangi ölçüye göre?
Araç başına mı, kullanıcı başına mı, sabit mi? Filonuz büyüdüğünde ne olacağını bugünden hesaplayın. Kullanıcı başına ücretlendirilen bir sistemde, ofise aldığınız her yeni personel maliyeti artırır ve bir süre sonra herkes tek bir ortak hesapla çalışmaya başlar — ki bu, altıncı maddedeki yetkilendirmenin tamamını çöpe atar.
Demo isterken
Tanıtımı izlemek yerine kendi verinizle bir kiralama açtırın: gerçek bir aracı ekleyin, bir sözleşme oluşturun, çakışan ikinci bir sözleşme deneyin, sonra iade formunu doldurun. On beş dakikalık bu deneme, iki saatlik sunumdan daha çok şey söyler.
Kiralansa tarafında bu denemeyi rent a car programı sayfasından talep edebilirsiniz.