Çoğu rent a car firması işe bir defter, bir Excel dosyası ve bir WhatsApp grubuyla başlar. Araç sayısı on beşi geçtiğinde aynı aracın iki kişiye söz verildiği ilk gün gelir ve program arayışı da genellikle o gün başlar.
Araç kiralama programı, bir rent a car firmasının kiralama sözleşmelerini, araçların müsaitliğini, teslim ve iade kayıtlarını, müşterilerini ve araçlara bağlı tarihleri (muayene, sigorta, ceza, bakım) tek yerde tutan yazılımdır. Ne işe yaradığını en kısa şöyle anlatabiliriz: "Bu araç şu an kimde, ne zaman dönüyor, neyi yaklaşıyor?" sorusunun cevabını aramak yerine görmenizi sağlar.
Tanım basit. Asıl fark, programın bir kiralama ofisinin gününde neyi gerçekten devraldığında ortaya çıkıyor.
Bir ofis günü, programla ve programsız
Sabah dokuz. Ofiste ilk yapılan iş genellikle bugün dönecek ve bugün çıkacak araçlara bakmak.
Programsız: Defter ya da tablo açılıyor. Bugün dönecek üç araç var, biri dün akşam erken getirilmiş ama deftere yazılmamış. Çıkacak iki araçtan birinin muayenesinin geçen hafta dolduğunu kimse fark etmemiş. Öğlen bir müşteri arıyor, hafta sonu için otomatik araç istiyor; telefondaki kişi "bakıp döneyim" diyor ve yarım saat sonra döndüğünde müşteri başka yerden almış.
Programla: Panelde bugün biten sözleşmeler ve çıkacak kiralamalar listeli. Muayenesi dolmuş araç kırmızıyla işaretli ve haftalardır uyarı veriyordu. Telefondaki müşteriye, hafta sonu boş olan otomatik araçlar tarih filtresiyle o an söyleniyor.
Bu karşılaştırma programın sihirli bir şey yaptığını göstermiyor. Gösterdiği şu: bilgi tek yerde ve güncel olduğunda, aynı personel aynı sürede daha az hata yapıyor. Tablonun nerede tıkandığını ayrıca anlattık: Excel ile araç kiralama takibi nerede tıkanıyor.
Araç kiralama programı hangi işleri üstlenir?
Programdan programa değişse de bir araç kiralama programından beklenen işler kabaca şunlar:
| İş | Elle yapıldığında | Programda |
|---|---|---|
| Kiralama sözleşmesi | Word şablonundan kopyalanıyor, numara ve tutar elle | Araç, müşteri ve tarifeden doluyor; numara kendiliğinden |
| Müsaitlik | Defterden ya da hafızadan | Tarih aralığına göre; çakışan kiralama kaydedilemiyor |
| Teslim ve iade | Kâğıt form, telefonla çekilmiş dağınık fotoğraflar | Kilometre, yakıt, hasar notu ve fotoğraf kiralamanın kaydında |
| Müşteri kaydı | Her gelişte kimlik ve ehliyet bilgisi baştan | Geçmiş kiralamalar ve cezalar müşteri kartında |
| Muayene, sigorta, kasko | Takvime not, çoğu zaman unutuluyor | Araç bazında tarih, dolmadan uyarı |
| Trafik cezası | e-Devlet'e girip bakılıyor, kiracı elle bulunuyor | İhlal tarihine göre o günkü kiracıyla eşleşiyor |
| Bakım ve lastik | Servis faturaları klasörde | Bir sonraki bakım kilometresi ve lastik envanteri araçta |
Bunların içinde en çok fark yaratan iki satır genellikle müsaitlik ve ceza. Müsaitlik, aynı aracı iki müşteriye söz vermeyi engelliyor. Ceza eşleştirmesi ise aylar sonra tebliğ edilen cezanın kimin döneminde yazıldığını bulmak için harcanan zamanı ortadan kaldırıyor; ceza ihlal tarihine göre eşleşmeli, tebliğ tarihine göre değil. Ceza ve HGS tarafının nasıl işlediği trafik cezası ve HGS takibi sayfasında.
Veri kim tarafından giriliyor?
Araç kiralama programlarını birbirinden ayıran asıl soru bu. Tanıtım ekranları birbirine benziyor; farkı, bilginin programa nasıl girdiği yaratıyor.
Bir programda muayene tarihini, ceza bilgisini, aracın ruhsat bilgilerini personel elle yazıyorsa, program bir tablodan biraz daha düzenli bir kayıt defteri olarak kalıyor. Elle girilen veri eksik giriliyor, geç giriliyor, bazen hiç girilmiyor.
Kiralansa'da bu bilgilerin büyük kısmı kaynağından geliyor: e-Devlet hesabı bağlandığında araç bilgileri, ceza, muayene, sigorta ve kaza kayıtları sisteme kendiliğinden düşüyor ve istenirse her gece güncelleniyor. Araca takılan takip cihazıyla aracın konumu da aynı panelde görünüyor; cihaz ve montaj Kiralansa'dan. Sizin elle açtığınız şey kiralamanın kendisi.
Program seçerken bu soruyu sormanın ve demoda neyi denemeniz gerektiğinin ayrıntısı: rent a car programı seçerken bakılması gereken sekiz şey.
Kimin işine yarar, kimin henüz yaramaz?
Dürüst olmak gerekirse, iki üç aracı olan ve işi tek başına yürüten biri için iyi tutulmuş bir defter bir süre yetebilir. Program ihtiyacı genellikle şu durumlardan biriyle başlıyor:
- Ofiste birden fazla kişi kiralama yapıyor ve aynı aracı iki kişiye söz verme riski doğuyor.
- Ceza tebliğleri birikmeye başladı ve kimin döneminde yazıldığını bulmak saatler alıyor.
- Bir muayene ya da sigorta bitiş tarihi kaçırıldı.
- Araç sahiplerinden araç alıp kiraya veriyorsunuz ve hak edişleri ayrıca takip etmeniz gerekiyor.
- Kurumsal müşteriye uzun dönem araç veriyorsunuz ve aracın nerede olduğunu bilmeniz gerekiyor.
Bir de mevzuat tarafı var. 1 Ocak 2027'de yürürlüğe girecek araç kiralama yönetmeliği, kiralama kayıtlarının Bakanlık Bilgi Sistemi'ne bildirilmesini öngörüyor. Sözleşme numarası, kiracı, taşıt ve tarih aralığı bir deftere el yazısıyla yazılmışsa, bu bildirimi yapmak için önce her şeyi dijitale geçirmek gerekecek.
Kurulum ve kullanım
Bugün kullanılan araç kiralama programlarının çoğu bilgisayara kurulan bir yazılım değil, tarayıcıdan açılan bir panel. Kiralansa da böyle çalışıyor: firma hesabı açıldığında panel hazır, araçlar eklenip aynı gün kiralama açılabiliyor. iOS ve Android uygulamasıyla sahadan, örneğin otoparkta aracı teslim alırken, kayıt girmek mümkün.
Personel yetkisi de kurulumun bir parçası. Muhasebeyle ilgilenen kişinin aracın canlı konumunu, teslim yapan personelin maaş bilgilerini görmesi gerekmiyor. Rolleri firma kendisi tanımlıyor ve her sayfa için görme ve değiştirme yetkisi ayrı veriliyor.
Kiralansa'nın sözleşme, teslim formu, ceza ve muayene takibi ile araç takibini nasıl bir araya getirdiğini rent a car programı sayfasında görebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Araç kiralama programı ile araç takip sistemi aynı şey mi?
Hayır. Araç takip sistemi aracın konumunu, hızını ve güzergâhını gösterir. Araç kiralama programı ise sözleşme, müşteri, müsaitlik ve belge tarihleri gibi kiralama işini yönetir. İkisi ayrı sistemler olabilir; Kiralansa'da ikisi aynı panelde.
Küçük bir firma için gerekli mi?
Araç sayısından çok, işi kaç kişinin yürüttüğüne ve kaç tarihin takip edildiğine bağlı. Beş araçta bile muayene, sigorta, kasko ve bakım beş ayrı tarih demek; yirmi beş tarihi bir takvimde tutmak mümkün ama kaçırması kolay.
Mevcut kayıtlarımı programa aktarabilir miyim?
Araç bilgileri e-Devlet bağlantısıyla geldiği için araç tarafında baştan yazmanız gereken pek bir şey kalmıyor. Müşteri ve geçmiş kiralama kayıtlarının aktarımı programa göre değişiyor; demo sırasında bunu sormanızı öneririz. Kiralansa için demo talep formundan filonuzu anlatabilirsiniz.