Araç kiralama, giriş engeli düşük görünen ama sermayesi ağır bir iş. Aşağıdaki sıra, işi kurarken hangi adımın hangisinden önce geldiğini gösteriyor — çünkü yanlış sırayla ilerlemek, alınmış araçların yetki belgesi beklerken park halinde durması demek.
1. Şirket kuruluşu
Faaliyet, gerçek kişi (şahıs şirketi) veya tüzel kişi (limited/anonim) olarak yürütülebiliyor. Karar verirken bakılacaklar: vergilendirme rejimi, sorumluluğun sınırlı olup olmadığı ve ortak alma ihtimaliniz. Araç kiralamada araç sayısı arttıkça sorumluluk riski de arttığı için, sınırlı sorumluluk çoğu durumda tercih ediliyor.
Ana sözleşmedeki faaliyet konusunun araç kiralamayı kapsaması gerekiyor; sonradan tadil etmek zaman kaybı.
2. Yetki belgesi ve asgari şartlar
Araç kiralama faaliyeti, ilgili bakanlığın yönetmeliğine tabi ve yetki belgesi gerektiriyor. Yönetmelik ayrıca asgari araç sayısı ve iş yeri şartları getiriyor. Bu sayılar ve belge ücretleri dönem dönem güncellendiği için burada rakam vermek yanıltıcı olur; başvurudan önce bakanlığın güncel duyurusundan ya da bir mali müşavirden teyit alın.
Teyit ederken sorulacak sorular sabit:
- Asgari kaç araç şartı var, bu araçların mülkiyeti kimde olmalı?
- Kiralık (rent to rent) araçlar bu sayıya dahil ediliyor mu?
- İş yeri için aranan fiziki şartlar neler?
- Belge kaç yıl geçerli, yenileme koşulu ne?
Bu adım filo alımından önce netleşmeli.
3. Filo kurgusu
İki soru: kaç araç, hangi segment.
Segment seçimi talebe göre yapılır: şehir içi kurumsal kiralamada ekonomik ve orta sınıf, turistik bölgelerde SUV ve üst segment daha çok dönüyor. Otomatik vites ve dizel araçların kiralamada belirgin şekilde daha çok tercih edildiğini de hesaba katın.
Araçları satın almak yerine kiralamakla başlamak (rent to rent) sermaye ihtiyacını düşürüyor: modelin nasıl işlediği ayrı bir yazıda.
4. Sigorta
Zorunlu trafik sigortası ve kasko. Kritik nokta: poliçenin kiralama faaliyetini kapsaması. Bireysel kullanım için düzenlenmiş bir poliçe, ticari kiralamada teminat dışı kalabiliyor ve bunu kaza anında öğrenmek işin sonu olabiliyor. Muafiyet tutarları depozito politikanızı da doğrudan belirliyor: depozito nasıl belirlenir.
5. Sözleşme ve belge altyapısı
Kira sözleşmesi, teslim ve iade tutanağı, kişisel veri aydınlatma metni. Bunlar matbu alınıp doldurulabilir ama boş bırakılan her hane, sonradan tartışılan bir madde demek. İçermesi gerekenler sözleşme yazısında sayılıyor.
6. Operasyon: kim, neyi, nerede kaydediyor
İlk aydan itibaren kaydedilmesi gerekenler:
- Hangi araç kimde, hangi tarihler arasında.
- Araç başına gider: bakım, lastik, sigorta, vergi, ceza, HGS.
- Belge süreleri: muayene, egzoz, poliçe bitişleri.
- Müşteri ve ehliyet bilgileri.
Bunları ilk günden düzgün tutmanın maliyeti sıfıra yakın; bir yıl sonra geriye dönük toparlamanın maliyeti ise haftalarca sürüyor. Excel ile nereye kadar gidilebildiği ayrıca yazıldı.
7. Maliyet kalemleri
Başlangıç bütçesi çıkarırken unutulanlar:
- Yetki belgesi ve kuruluş masrafları.
- Araç başına sigorta ve MTV.
- İlk yıl bakım ve lastik karşılığı.
- Ofis, tabela, POS cihazı.
- Yazılım ve takip cihazı.
- İşletme sermayesi: ilk aylarda tahsilat gecikmelerini karşılayacak nakit. En sık atlanan kalem bu.
8. Fiyatlandırma
Rakibin listesine bakarak değil, kendi maliyetinizden yola çıkarak. Araç başına günlük maliyet ve doluluk oranıyla taban fiyatın nasıl çıktığı ayrı bir yazıda anlatılıyor.
Sıralama neden önemli
Yetki belgesi şartlarını öğrenmeden araç almak, kiralama faaliyetini kapsamayan poliçeyle yola çıkmak ve kayıt düzenini altıncı aya bırakmak — kapanan firmaların ortak üç hatası. Üçü de para değil, sıra meselesi.